עם כניסת טכנולוגיית הטלפוניה לחיינו בעולם המודרני, היא הפכה פופולארית מאוד ומסיבות מובנות. בהמשך, הצטרפה אליה יכולת די מתבקשת מאליה – היכולת להקליט שיחות שמתבצעות באמצעות מכשירי הטלפון לסוגיהם השונים. בעוד שבטלפון עצמו כולנו משתמשים, הקלטת השיחות היא יכולת שהרוב מכירים, אך לא רבים עושים בכך שימוש וחבל. מדוע? וכיצד נושא זה מתקשר לעצמאים בתחום עיצוב הבית? נענה על הכול במאמר זה.
לייעל את העסק ו"לבטח" אותו
להקלטת שיחות בעסקים, יש תועלות רבות מאוד. ניתן להשתמש בטכניקה זו למגוון מטרות, שעוד מעט נפרט. הדבר קל יחסית לביצוע ולא יקר, כך שהוא רלוונטי גם לעצמאים עם עסק קטן מאוד. את היתרונות בהקלטת שיחות, תבינו מהדוגמאות שנפרט, אך ניתן לתאר אותן "בגדול", כהתייעלות עסקית ו"ביטוח" משפטי מהיבט מסוים. גם על כך, תקראו בפסקאות הבאות.
יותר שימושים מכפי שחשבתם
אלה שימושים נפוצים במיוחד, של פתרונות הקלטה בעסקים:
- התייעלות עסקית – את מה שאתם עושים בעסק באופן שיטתי דרך הטלפון, תוכלו לשפר עם הזמן. עזר משמעותי לכך, עשויה להיות יכולת הקלטה. למשל לגבי המטרה הבסיסית של השגת לקוחות ושכנוע לקוח פוטנציאלי, להפוך ללקוח בפועל.
- שמירת המידע הקולי – תועלת בסיסית מאוד, אשר לעתים גם חשובה ביותר, היא לשמור ביסודיות את תוכן השיחה. נאמר למשל שאתם מקבלים שיחה בנושא סיבוך טכני מסוים, שעלה סביב השרות שאתם נותנים ואין לכם זמן כרגע לדבר בנחת. פעמים רבות, מנסים בכל זאת לשמוע מהלקוח בקצרה במה מדובר, שאולי תוכלו לפתור זאת מיידית. ואז, כאשר מסתבר שזה אכן דורש התעמקות נוספת, אומרים ללקוח שתחזרו אליו כשתתפנו. מה לגבי כל המידע שהלקוח העביר לכם במהלך השיחה? האם הספקתם לרשום אותו? תודות להקלטה, תוכלו להקשיב לדברים בנחת בהמשך, כך שהלקוח לא יצטרך לחזור באוזניכם על ההסברים שהוא נתן במהירות. זו התנהלות יותר מקצועית, שגם משאירה רושם יותר טוב.
- התמקדות בשיחה – כאשר לא צריך לרשום, פנויים יותר להקשיב ולחשוב.
- לשמירת תיעוד – קבצי הקלטות מאפשרים לשמור מידע בנוחות. נפחי האחסון שזמינים כיום בזול, הופכים זאת לעניין זול למדי.
- למיצוי השקעה קיימת – ייתכן שאתם עושים שימוש בשרות מרכזיה וירטואלית. האם אתם ממצים זאת, באמצעות שימוש באפשרות ההקלטה שכלולה בה? האם אתם משתמשים ביכולות ההקלטה של הסמארטפון שלכם?
ההיבט המשפטי
הקלטות ידועות במידה רבה, בזכות ההיבט המשפטי שלהן. כלומר, היותן הוכחה לדברים שנאמרו ומי אמר אותם. חשוב לציין בהקשר זה, שמותר לכם להקליט שיחה גם ללא ידיעת הצד המוקלט, במידה ואתם צד לשיחה. אם אתם לא צד לשיחה אבל קיבלתם רשות מפורשת להקליט, גם אז מותר. בעסקים יש פעמים רבות סכסוכים שונים וחילוקי דעות גם אם לא מגיעים לבית משפט, ההקלטות עשויות להבהיר ולהזכיר מה בדיוק התרחש. כמובן, הקלטות שמתבצעות ישירות דרך תקשורת הטלפון, למשל במסגרת מרכזיה בענן, מספקות איכות שמע מצוינת. לא מדובר על הקלטה נסתרת באמצעים מיוחדים, שם עשויים להיות רעשי רקע מיוחדים. גם לא דרוש ציוד הקלטה פיזי מיוחד לשם כך.
כמה מילים על ההיבט הטכני
ביצוע הקלטות הוא כיום דבר קל למדי ברמה הטכנית. פורמטי הקבצים לנושא זה די סטנדרטיים וותיקים ויש דרכים רבות לעבד את הקבצים ולנהל אותם, בצורות שונות ופשוטות יחסית. את קבצי ההקלטה ניתן לאחסן באופן מוגן, לגבות אותם וכמובן לחפש בתוכם קבצים מבוקשים, לשם אחזור מהיר. ניתן גם להגדיר הרשאות גישה לקבצים אלה, כך שלא כל אחד יוכל לגשת להקלטות שרגישות במיוחד מבחינתכם.
לסיכום
שרות הקלטת שיחות הוא עזר חשוב לכל עסק. כדאי לשקול להשתמש בכך.
